Dokumentum Jóváhagyó Rendszer

A dokumentum létrehozásától
a hiteles archiválásig

Dokumentum szerkesztési, véleményezési, jóváhagyási / aláírási folyamatok automatizálása

Hiteles elektronikus aláírások támogatása, folyamatba integrálása (Microsec, NETLOCK)

Dokumentum archiválás és visszakeresés, hiteles archiválás biztosítása

Nagyvállalati környezetbe integrálható, magas rendelkezésre állású megoldás

A dokumentumok e-mailes köröztetése helyett

A dokumentumok szerkesztése, véleményezése, jóváhagyása sok vállalatnál / intézménynél e-mailes köröztetéssel történik. Az ilyen folyamatok nehezen átláthatók, sokszor kaotikusak, gyakoriak az elakadások.

A DJR bevezetésével rendet tehet a dokumentumkezelési folyamataiban

A folyamat indítója összeállítja a teljes folyamatot, és határidőket rendelhet az egyes feladatokhoz.

Ad-hoc módon összeállított folyamatok, és előre elkészített folyamat-sablonok is használhatók. Egy új folyamat összeállítása pár kattintással megtörténhet, csupán néhány percet vesz igénybe. A felhasználóbarát kezelőfelületnek köszönhetően a folyamatok összeállításához, módosításához nem szükséges IT szakértői támogatás.

Kollaboratív, többszereplős véleményezési folyamatok támogatása. A véleményezők megjegyzéseinek, szakvéleményeinek összesített megjelenítése.

Többkörös jóváhagyási folyamatok támogatása. Dokumentum összehasonlító funkció, amely megmutatja a különbségeket az előző körös dokumentum verzióhoz képest.

A folyamatok előrehaladása nyomon követhető, és visszamenőlegesen is riportálható – a megfelelőség (compliance), valamint a folyamatok optimalizációjának támogatása érdekében.

Szükség esetén a folyamatok menet közben is módosíthatók, leállíthatók, újraindíthatók.

Helyettesítések kezelése.

DJR-en kívül előállított (pl. más rendszer által generált) dokumentumok jóváhagyási / aláírási folyamatának támogatása.

Elektronikus aláírások: Út a papírmentességhez

A minősített elektronikus aláírások joghatása az EU-ban nem alacsonyabb szintű, mint a papír+toll aláírások joghatása. Ugyanakkor az elektronikus aláírások használata lényegesen kedvezőbb folyamat-logisztikai, hatékonysági, kényelmi, archiválási / visszakereshetőségi szempontokból; továbbá a környezetvédelmi előnyei sem elhanyagolhatók.

Mindezen előnyök ellenére a hiteles elektronikus aláírások alkalmazása ez idáig nem terjedt el széleskörűen. Gyakran hiányzik az a komponens, ami az elektronikus aláírások technológiáját gyakorlatiasan integrálja a napi szintű vállalati folyamatokba.

A DJR az elektronikus aláírási technológiát a felhasználók számára egy könnyen, rutinszerűen használható eszközként teszi elérhetővé, használatával az elektronikus aláírások gyakorlatiasan illeszthetők a vállalati folyamatokhoz. A DJR bevezetésével az elektronikus aláírások használata nagyon rövid felfutási idővel kiterjeszthető az adott szervezetben (quick win), és egy általános szervezeti elégedettség-növekedést eredményez (win-win). Jelenleg a DJR a maga nemében egyedülálló termék a piacon.

Aláírási feladat adatlap
Aláíráskép elhelyzése
Munkafolyamat indítása
Feladat lista

Miért a DJR?

MULTITENANT

A rendszerben a különféle szervezeti egységek, szakterületek dokumentumkezelése elkülönülhet egymástól, különálló szabályrendszerrel, és külön jogosultsági beállításokkal.

ONLINE

A dokumentumokat nem szükséges saját gépre letölteni a szerkesztéshez, mert a DJR alkalmazás a Word-ben nyitja meg azokat. A mentés is közvetlenül az alkalmazásba történik.

ZÁRT

A dokumentumok nem hagyják el a vállalat / intézmény IT infrastruktúrájának határait (nem kerülnek felhőbe). A hiteles aláírások alkalmával sem.

HITELES

Több hitelesítés szolgáltató (pl. Microsec, NETLOCK) elektronikus aláírásainak vegyes használata, akár egy munkafolyamaton belül is.

KÉNYELMES

Az elektronikus aláírások előkészíthetők a vezetők számára. Akár több száz dokumentum is aláírható egyetlen művelettel.

AUDITÁLHATÓ

A rendszer részletes, ipari szabványoknak megfelelő naplózást és riportolást biztosít.

Hogyan archiváljuk az elektronikusan aláírt dokumentumokat?

Papír archiválás

A papíron aláírt dokumentumok tárolására, rendszerezésére minden vállalatnál kialakultak eljárások. A papír dokumentumokat dossziékba, dobozokba, szekrényekbe teszik, vagy specializált archívumokba küldik. A tárolókat felcímkézik, hogy szükség esetén minél gyorsabban megtalálják az épp szükséges példányt. A dokumentumokat igyekeznek olyan módon tárolni, hogy minél védettebbek legyenek a különféle károsodásoktól (szennyeződés, víz, tűz, stb.)

Elektronikus dokumentum archiválás

Az elektronikus aláírások bevezetése után egy tipikusan felmerülő probléma, hogy hogyan archiváljuk az elektronikusan aláírt dokumentumainkat. A DJR erre is megbízható megoldást biztosít, hiteles archiválást alkalmazva őrzi meg az aláírt dokumentumok joghatását. Az elektronikus címkézés, kategóriákba sorolás biztosítja a hatékony visszakereshetőséget az archívumból. A dokumentumokhoz történő hozzáférések szabályozását testreszabható jogosultsági rendszer biztosítja.

Nagyvállalati integráció

Kiemelt partnereink